En septembre 2015, le conseil d'administration a adopté la Politique 3.16 relative à la confidentialité et à la gestion des dossiers des usagers. La procédure 5.02 en lien avec cette politique contient de nombreux changements très importants concernant notamment les règles de tenue de dossier et les délais à respecter.
Outre les normes et les règles liés à la tenue des dossiers des usagers, ces documents contiennent des notions essentielles sur la confidentialité des informations que nous confient les personnes qui utilisent nos services. Tous ceux qui œuvrent au CRSSS de la Baie-James doivent connaître l'aspect fondamental du respect de la confidentialité ou du secret professionnel, non seulement dans l'exercice de leurs fonctions mais aussi à l'extérieur de celles-ci. Des manquements à la confidentialité sont très graves et peuvent entraîner des sanctions comme des amendes, des suspensions et peuvent aller jusqu'au congédiement.
Pour vous soutenir dans ce rôle fondamental, des communications sont faites en continu sur la confidentialité. En guise de rappel et dès maintenant, Relisez l'engagement à la confidentialité que vous avez signé lors de votre embauche (annexe 6 de la procédure 5.02) en cliquant sur ce lien : Votre engagement comme membre du personnel ou médecin.
Extrait du Code d'éthique du CRSSS de la Baie-James :
Droit à la confidentialité
L'établissement reconnaît que la confidentialité est un élément crucial dans la relation avec l'usager et que chaque usager a droit au respect de sa vie privée.
Conduites attendues de l'intervenant
1. Respecter rigoureusement la confidentialité des renseignements connus concernant l'usager dans le cadre de ses fonctions;
2. Effectuer toutes les communications relatives à un usager dans un cadre professionnel et dans un endroit privé;
3. Respecter les règles de confidentialité en lien avec l'utilisation des dossiers;
4. Accéder aux sections pertinentes du dossier de l'usager seulement s'il est autorisé à intervenir ou selon ses fonctions;
5. Respecter les règles de confidentialité dans le cadre de l'utilisation des médias sociaux;
6. Demander l'autorisation avant de divulguer des informations concernant l'usager, à moins d'y être autorisé par la loi.
Règles à observer en contexte de télétravail
Il est possible pour le personnel du CRSSS de la Baie-James, selon certaines modalités, d'opter pour le télétravail. Il est nécessaire, d'observer des règles de sécurité lors du télétravail incluant la téléconsultation.
Plusieurs personnes au sein de l'organisation peuvent répondre à vos questions si vous en avez :
• Archivistes médicales et équipes des archives;
• Julie Pelletier, responsable de l'application de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, volet administratif et soutien régional;
• Les spécialistes en activités cliniques à la direction des programmes sociaux;
• Stéphanie Turcotte, adjointe au directeur à la direction des soins infirmiers.
Vos gestionnaires vous soutiennent également dans ce rôle essentiel à la qualité des soins et des services que nous offrons à la population.
LIENS UTILES
Site de l'Association des gestionnaires de l'information du Québec (AGISQ)
Politique relative à la confidentialité et la gestion des dossiers des usagers (3.16)
Procédure relative à la confidentialité et la gestion des dossiers des usagers (5.02)